Computer, Technik, Unterricht

USB-Stick für die Schule, Teil 1: Synchronisieren und portable Apps

Selbstverständlich arbeitet heute jeder Lehrer mit dem PC (manche mehr, manche weniger). Arbeitsblätter werden erstellt, Bilder aus dem Internet heruntergeladen, Listen angelegt, Notentabellen in Excel verwaltet, Verlaufspläne erstellt usw. – die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig. Allerdings gibt es ein banales Problem: In der Regel arbeitet man als Lehrer zu Hause am Schreibtisch, oft braucht man aber die Dateien in der Schule. Was macht man also? Richtig, einen USB-Stick verwenden. Aber wie macht man das besonders effizient? Im Folgenden möchte ich ausführlich beschreiben, wie mein „USB-System“ funktioniert.

Die einfachste (aber ineffizienteste) Methode ist es, die gerade benötigten Dateien auf den USB-Stick zu kopieren und dann mit in die Schule zu nehmen. Der Nachteil dabei ist aber offensichtlich: Ich muss ständig aussortieren, Dateien auf dem USB-Stick löschen und immer die neuesten Dateien kopieren. Dabei können dann auch mal Fehler passieren, z.B. dass man eine Datei vergisst, die man dringend benötigt hätte.

Dateien synchronisieren

Das Verwenden von Synchronisierungs-Programmen ist aus zwei Gründen viel effizienter. Zum einen habe ich durch das Synchronisieren meiner Schuldateien immer alles dabei, ich kann also nichts vergessen. Außerdem ist die Ordnerstruktur die gleiche wie auf meinem PC, ich finde also sofort die Dateien, die ich brauche. Zum anderen geht das Synchronisieren viel schneller, als einzelne Dateien zu suchen und zu kopieren, zumal man dabei genau aufpassen muss, ob man auch nichts vergessen hat.

sync
SyncBackFree: Die beiden unteren Profile verwende ich für die Schuldateien.

Ich verwende hierzu das kostenlose Programm SyncBackFree. Es ist einfach zu bedienen und erfüllt seinen Zweck. Hier benutze ich die Option „Spiegeln“, was bedeutet, dass der gesamte Inhalt eines Quellordners in einen Zielordner gespiegelt wird. Dateien, die ich neu im Quellordner angelegt oder verändert habe, werden in den Zielordner kopiert; gelöschte Dateien werden im Zielordner ebenfalls gelöscht. Da ich manchmal auch in der Schule auf dem Stick etwas ändere, habe ich zwei Profile angelegt: einmal vom PC auf USB-Stick, das andere ist das gleiche in umgekehrter Richtung. Ein Klick auf „Ausführen“ genügt, und nach dem Bruchteil einer Sekunde werden etwaige geänderte Daten angezeigt. So kann man nochmal überprüfen, ob man wirklich spiegeln möchte (immerhin können Dateien auch unwiderruflich gelöscht werden!). Ein weiterer Klick und einen Augenblick später sind die Änderungen übernommen.

Portable Apps

Oft kommt es vor, dass die Schulrechner nicht über die Programme verfügen, die ich brauche. Und selbst wenn die Programme installiert sind, behalten sie in der Regel nie die Einstellungen und Änderungen, die man vornimmt. Nach einem Neustart ist alles wieder verstellt. Das ist gerade bei Office- und Grafikprogrammen nervig. Doch dank portablen Programmen sind diese Probleme Vergangenheit, denn es gibt mittlerweile unzählige Programme, die man auch von einem USB-Stick aus verwenden kann. Besonders komfortabel ist die Sammlung auf PortableApps.com. Neben den eigentlichen Programmen wird hier auch ein eigenes Startmenü angeboten, das den bequemen Start der Programme ermöglicht. Außerdem lassen sich so auch neue Programme hinzufügen.

Das Startmenü listet die Programme in Kategorien auf und zeigt auch weitere Informationen über den USB-Stick. Durch einen Klick auf „Anwendungen“ kann man eine Liste aller verfügbaren Programme in der PortableApps-Datenbank aufrufen und hier beliebige Programme nachinstallieren – einfach ein Häkchen neben dem Programmnamen setzen, schon wird es heruntergeladen und auf dem USB-Stick installiert.

Falls ein gewünschtes Programm nicht in der Datenbank enthalten ist, kann man auch selbst prüfen, ob es eine portable Version gibt. Wenn ja, kann man diese Version herunterladen und den entsprechenden Programmordner einfach selbst in das Verzeichnis der PortableApps kopieren. Der Clou: auch selbst installierte Programme werden im Startmenü angezeigt.

Programm-Tipps

Ich habe schon viele Programme aus der Bibliothek getestet, doch nicht alle kann man brauchen. Hier sind ein paar Tipps für nützliche Apps. Die meisten davon habe ich auch als „richtige“ Installation auf meinem PC. Alle sind natürlich völlig kostenlos.

  • Audacity: Bearbeitung von Sounddateien, z.B. selbst erstellte Tonaufnahmen schneiden – praktisch für den Fremdsprachenunterricht, wenn man Schüler Interviews durchführen lässt.
  • Firefox: Meiner Meinung nach der beste Browser, da er durch Add-ons an alle Bedürfnisse anpassbar ist.
  • GIMP: Umfangreiche Bildbearbeitung, die den gleichen Funktionsumfang wie das berühmte Photoshop beinhaltet.
  • VLC Media Player: Mal wieder ein Video oder eine DVD nicht abspielen können? Der VLC Player spielt so ziemlich alle Formate ab, die es gibt.
  • XnView: Es muss nicht immer gleiche eine ganze Bildbearbeitung wie GIMP sein. Als Bildbetrachter und für kleinere Änderungen ist XnView empfehlenswert.
  • LibreOffice: Vollständiges Office-Paket, das Microsofts Office in nichts nachsteht, auch wenn es für Umsteiger gewöhnungsbedürftig ist. Großer Vorteil: die Dateien sind plattformunabhängig, sehen also immer gleich aus, egal ob Windows, Mac oder Linux.
  • Notepad++: Wie das normale Windows-Notepad, aber mit umfangreicheren Funktionen, inklusive Erkennung von Programmiersprachen und entsprechender Darstellung.
  • PDF-XChange Viewer: Viel kleiner als das Original von Adobe, dafür aber mit viel mehr Funktionen. Auch Kommentare und Anmerkungen in PDF-Dateien sind hier möglich.
  • 7-Zip: Das beste und einfachste Programm, um Archive wie ZIP oder RAR zu öffnen.
  • FreeCommander XE: Wenn man mit mehreren Dateien in verschiedenen Ordnern gleichzeitig arbeiten muss, ist FreeCommander sehr nützlich. Hier werden zwei Ordner nebeneinander dargestellt, sodass man schnell und bequem hin- und herkopieren kann.

Individualisierung? Gerne!

Um Verwechslungsgefahr zu vermeiden, sollte der USB-Stick eindeutig identifizierbar sein, und zwar nicht nur äußerlich. Falls der Stick im Schul-PC vergessen wird, soll auch der nachfolgende Kollege gleich wissen, wem der Stick gehört. Eine Beschriftung außen sowie eine digitale Individualisierung können also hilfreich sein.

Nehmen wir meinen USB-Stick als Beispiel. Da die Zahl der Star Wars-Nerds im Lehrerzimmer begrenzt ist, weiß vermutlich jeder, dass dieser USB-Stick mir gehört. Der Karabinerhaken ist übrigens sehr nützlich, da ich damit den Stick bequem an meinem Schlüsselbund befestigen kann und ihn so nicht vergesse.

Damit Inhalt und Äußeres zusammenpassen, habe ich im Internet eine passende Icon-Datei gesucht und gefunden. Die Datei liegt im Verzeichnis der PortableApps. Um dem Stick das Icon (und einen festen Namen) zuzuordnen, muss man eine versteckte Datei anpassen, die durch den PortableApps-Installer angelegt wurde. Im Hauptverzeichnis des Sticks befindet sich die Datei Autorun.inf. Falls sie nicht sichtbar ist, muss man im Explorer unter „Ansicht“ die unsichtbaren Dateien aktivieren. Nun kann man die Datei öffnen und unter „Label“ einen Namen eingeben sowie auf die Icon-Datei verweisen (oder man ersetzt das ursprüngliche Icon durch ein neues). Verwendet man keine PortableApps-Plattform, kann man diese Datei einfach selbst anlegen und den entsprechenden Inhalt eintippen. Das Ergebnis sieht man in den folgenden Bildern.

In einem weiteren Artikel thematisiere ich den Datenschutz. Lehrer tragen häufig sensible Daten auf ihren USB-Sticks mit sich herum, doch was, wenn man den Stick verliert? Klassenlisten, Adressen, Notenübersichten … diese Dinge dürfen keinem Außenstehenden in die Hände fallen, weshalb eine Verschlüsselung nötig ist.

 

 

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